السكرتاريا هي تلك الوظيفة التي تمد كافة الإدارات أو الرؤساء بالخدمات و المعلومات في المجالات الفنية و المكتبية حتى يتمكنوا من إنجاز أعمالهم بطريقة ميسرة وفي أقل وقت وأدنى تكلفة بالإضافة إلى القيام ببعض الأعمال الروتينية بهدف تخفيف الأعباء عن البلدية وهي بمثابة الشرايين للقلب التي لا يمكن الاستغناء عنها .

أهمية السكرتاريا :-

1.      رفع الأعباء عن الرؤساء عن طريق القيام بالأعمال المكتبية الروتينية .

2.      تنسيق أعمال وارتباطات الرئيس .

3.      إمداد الرؤساء بالمعلومات والبيانات التي تساهم في اتخاذ القرارات السليمة في الوقت المناسب .

4.      تأمين كافة الاتصالات للجهات المعنية داخل المؤسسة وخارجها .

5.      العمل على الإسراع في انسياب العمل المكتبي وتدفقه .

أهم الأعمال التي تقوم بها السكرتاريا تتمثل في :-

1.      معالجة البريد الوارد والصادر .

2.      معالجة المكالمات الهاتفية .

3.      حفظ وتصنيف الملفات .

4.      استقبال الزوار .

5.      أعمال الطباعة .

6.      جمع المعلومات.

يدير هذا القسم موظف أو موظفة حاصلة على مؤهل علمي وعلى دورات في الاداره والكمبيوتر . ولها خبرة عملية في مجال السكرتاريا مده 5 سنوات وتقوم بجميع الأعمال المذكورة سابقا .